Mailstore unterscheidet generell zwischen einer Journal-Archivierung und Archivierungsläufen über benannte Postfächer.

Für die Journal-Archiverung wird an einer Postfach-Datenbank das Journal-Postfach archiviert und eine Kopie aller ein- und ausgehenden Emails der in dieser Datenbank liegenden Postfächer an das Journalpostfach gesendet.

Bei den Archivierungsläufen werden Postfächer durchsucht und neue Emails werden aus dem Postfach in das Archiv kopiert. Dabei entscheidet der erste Fundort im Postfach über den Ablageort im Archiv. Wird eine Email an ein per Journal archiviertes Postfach gesendet oder diesem erhalten, so werden die Emails auch beim regulären Empfänger sofort in das Archiv kopiert. Sie tauchen dann unter „Journal Incoming“ oder „Journal Outgoing“ auf.

Generell ist es kein Problem, die Berechtigung auf ein Archiv anhand der Email-Adresse eines AD-Kontos mit eindeutiger Zuordnung abzuleiten. Problematisch ist die Berechtigung bei gemeinsam benutzten Postfächern (z.B. Abteilungs- oder Funktionspostfächer). Mailstore kennt keinen direkten Weg, solche zusätzlichen Berechtigungen Berechtigungen im AD auszulesen und auf das Archiv zu übertragen. Für diesen Einsatzzweck kann die Powershell-API verwendet werden.